皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗,她聰明能干,在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣,李麗熱情開朗,樂于助人,陳珍妮溫柔沉靜,內(nèi)向含蓄,兩人幾乎是無話不談的好朋友。 在一次閑聊時,陳珍妮說最近的心情不太好,因為公司生意一直不佳,總經(jīng)理急得茶飯不思,并且常常把氣出在她的身上。李麗說:“你也不要太在意,我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績倒不錯,我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個合作意向書,有上千萬元。如果這筆生意做成,可以賺進(jìn)一百多萬元。我沒法告訴你詳細(xì)情況。但這次談判確實非常順利。”李麗一邊說,一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。
過了幾天,李麗跟隨總經(jīng)理去白天鵝賓館與德國某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時,超過了約定時間,還不見代表團(tuán)的影子。后來德國某公司長駐中圉的代表打來電話說:“代表團(tuán)已與昨天回國,就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購貨合同,價格低于貴公司百分之十。”
皇朝貿(mào)易公司上下都非常沮喪,李麗更是懊惱無比,她想沒有提醒總經(jīng)理及時采取快速行動,也責(zé)怪自己沒有時時注意德國代表團(tuán)的動向。令她百思不得其解的:羅浪斯公司是怎樣獲取德國代表團(tuán)的情報的?他們是如何搶走生意的?
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辦公信息管理的要素是構(gòu)成辦公信息管理活動的基本組成部分,主要指信息流、人員、信息機構(gòu)、政策與法規(guī)、物資,它們之間可以獨立存在,不具有依存關(guān)系。
請你為李秘書設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。
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草擬公文只要注意符合國家法律法規(guī),情況確實就可以了。()
信息要向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化方面發(fā)展,必須有一系列規(guī)范化的工作程序、標(biāo)準(zhǔn)和要求。()
校對是將印制的文本清樣的定稿內(nèi)容進(jìn)行全面對照檢查。()
信息處理能力指信息的收集能力,涉及信息機構(gòu)、人員素質(zhì)、設(shè)備條件、經(jīng)費狀況等因素。()
及時準(zhǔn)確的信息反饋能為決策提供依據(jù),是科學(xué)決策的前提。工作活動的發(fā)展是必然性和偶然性的統(tǒng)一,決策者只有在反饋系統(tǒng)提供的及時有效信息基礎(chǔ)上運籌決策,才能決策成功。()
辦公信息的傳遞對象一般由辦公信息的內(nèi)容決定,不同內(nèi)容的辦公信息適用于不同傳遞對象。反映問題和建議的辦公信息一般適用于各業(yè)務(wù)部門;交流工作情況和經(jīng)驗的辦公信息一般適用于決策層。()
信息分散管理系統(tǒng)是指所有文件都由單位中各個部門分別保管,在存儲和查閱時會十分不方便。()