電子文件、檔案一體化管理的最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統(tǒng)。

對縮微膠片進(jìn)行掃描加工后，原縮微膠片應(yīng)與紙質(zhì)檔案一并保存，不能擅自銷毀。

縮微攝影是在感光材料（通常是膠片）上記錄縮微影像的技術(shù)和過程。

加強(qiáng)對電子文件內(nèi)容的保護(hù)，確保其可讀性是電子文件保護(hù)的核心。

定期歸檔的電子文件還需要形成機(jī)讀目錄。

在照片檔案的收集過程中，對于某些個人或單位不愿交出的珍貴照片，可進(jìn)行翻拍。

對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，要遵循三個基本原則，即統(tǒng)計數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確、統(tǒng)計方法要科學(xué)、統(tǒng)計項(xiàng)目要使用實(shí)用。

縮微影像具有直讀性，檢索利用可不依賴專門的軟硬件環(huán)境。

編制歸檔文件目錄是歸檔文件整理工作的重要內(nèi)容之一，是其他各種編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)。

目錄數(shù)據(jù)的錄入可采用“雙機(jī)對錄互?！狈绞剑恳粭l目由兩個錄入人員分別錄入，軟件自動進(jìn)行對比較對，錯誤數(shù)據(jù)由錄入人員修正。