無論電子文件集中存儲還是分散存儲，ERMS都應(yīng)集中存儲、管理和維護(hù)元數(shù)據(jù)。

以服務(wù)為中心，集中統(tǒng)一管理各類檔案、數(shù)據(jù)，整合各類軟件系統(tǒng)運(yùn)行的數(shù)據(jù)，是實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析成果價值利益最大化的良機(jī)。

歸檔類目又稱為“預(yù)歸檔”，是在文件尚未形成之前事先編制的歸檔計劃。

檔案編研工作是檔案利用服務(wù)的一種高級形式，是檔案部門主動開發(fā)檔案信息資源的最佳表現(xiàn)。

照片檔案冊應(yīng)平放，避免重壓，防止造成照片粘連。

在原底片損壞或缺少的情況下，翻版底片也可作為照片檔案保存。

原則上檔案展覽不得用檔案原件，宜用仿真復(fù)制件。

如果唱片出現(xiàn)輕度發(fā)霉，可用含有50%工業(yè)酒精和50%蒸餾水的溶劑洗滌。

刻錄數(shù)碼照片時，應(yīng)選擇一次性寫入方式，并采用低速刻錄方法。

照片檔案的分類方案應(yīng)保持前后一致，相對固定。