1、以具體的事實和數據為主要材料。
2、以概敘為主要表達方式。
3、以通俗生動的語言行文。

適用于向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復上級機關的詢問。報告是一種陳述性文件。

適用于向上級機關請求指示、批準。顧名思義，請示就是下級機關向上級機關請求指示和批準的請求性文件。

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題；向有關主管部門請求批準等。